Digitale Buchhaltung: Buchhaltungsunterlagen für die Digitalisierung vorbereiten

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist ein wichtiger Schritt in die Zukunft für Unternehmen aller Größen. Die digitale Buchhaltung bringt nicht nur Effizienz und Genauigkeit, sondern spart auch wertvolle Zeit. Egal, ob du deine Buchhaltung als Einnahmen-Ausgaben-Rechner oder Bilanzierer führst, die richtige Vorbereitung deiner Unterlagen ist entscheidend.

Hier erfährst du, wie du deine Dokumente optimal für deinen Steuerberater oder deine Steuerberaterin vorbereitest, um von den Vorteilen der digitalen Buchhaltung zu profitieren.

Start in die digitale Buchhaltung: Ordnersystem anlegen

Leg ein klar strukturiertes Ordnersystem auf deinem Computer an oder nutze ein professionelles Dokumentenmanagementsystem. Für Einnahmen-Ausgaben-Rechner ist es wichtig, Dokumente nach dem Bezahldatum abzulegen, da dieses Datum für die Verbuchung maßgeblich ist. Bilanzierer sollten ihre Dokumente nach dem Rechnungsdatum ablegen, um eine periodengerechte Zuordnung der Geschäftsvorfälle zu gewährleisten.

Erstelle einen Hauptordner „Buchhaltung“ und untergliedere diesen in Unterordner für jedes Jahr und innerhalb dieser nach Monaten oder Quartalen, je nachdem, ob du einen monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum hast. Diese Struktur erleichtert es dir, schnell das Gewünschte zu finden und hält deine digitalen Unterlagen ordentlich und zugänglich.

Wie digitalisiert man Belege? Dokumente digital erhalten und speichern

Vereinfache den Prozess, indem du alle Rechnungen direkt in elektronischer Form anforderst. Informiere deine Lieferanten und Geschäftspartner, dass du Rechnungen ausschließlich per E-Mail erhalten möchtest. Das Einscannen von Belegen sollte nur in Ausnahmefällen notwendig sein.

Speichere alle Belege im entsprechenden Monats- oder Quartalsordner. Achte auf eine gute Scanqualität (empfohlen: 300 dpi), um die Lesbarkeit aller Informationen zu gewährleisten.

Dokumente für die digitale Buchführung eindeutig benennen

Benenne jede Datei eindeutig, um sie leichter zuordnen zu können. Verwende ein Format, das das Datum, den Namen des Lieferanten oder Kunden und die Rechnungsnummer enthält. Zum Beispiel: „2025_01_15_Max_Mustermann_Rechnung_100.pdf“. Dies erleichtert es dir später, spezifische Belege schnell zu finden, besonders wenn du sie für Garantiefälle oder steuerliche Nachweise benötigst.

Digitalisierung effizient gestalten: Dokumente hochladen

Übermittle die Belege über ein sicheres Portal (wie BMD Com) an deinen Steuerberater bzw. deine Steuerberaterin.

Bitte achte auch darauf, dass du deiner Steuerberatung keine Belege doppelt übermittelst.

Automatisierung für die digitale Buchhaltung nutzen

Falls deine Bank dies unterstützt, richte gemeinsam mit deinem Steuerberater bzw. deiner Steuerberaterin die elektronische Bankauszugsverbuchung ein, z. B. im CAMT.053-Format. Die automatisierte Verbuchung von Bankauszügen vereinfacht die tägliche Buchhaltungsarbeit erheblich, indem Banktransaktionen direkt in die Buchhaltungssoftware deines Steuerberaters importiert werden.

Fazit für eine effiziente digitale Buchhaltung in Unternehmen

Die Vorbereitung deiner Buchhaltungsunterlagen für die Digitalisierung mag zunächst aufwendig erscheinen, aber der langfristige Nutzen ist enorm. Weniger Zeit für manuelle Aufgaben bedeutet mehr Zeit für dein Kerngeschäft. Nutze die digitalen Möglichkeiten, um deine Buchhaltung effizienter und transparenter zu gestalten.

Als Expert:innen für Steuerberatung und digitale Prozesse begleiten wir dich bei jedem Schritt der Umstellung. Unser Team hilft dir nicht nur bei der Auswahl und Implementierung der passenden Software, sondern bietet auch Schulungen und laufende Unterstützung. Darüber hinaus prüfen wir, ob deine aktuellen Workflows automatisierungsfähig sind, und geben Empfehlungen zur Optimierung.

Nutze die Chancen, die die Digitalisierung bietet, und bring deine Buchhaltung auf das nächste Level. Kontaktiere uns für eine unverbindliche Beratung – wir freuen uns darauf, gemeinsam mit dir die Zukunft zu gestalten!

Unsere Steuerexpert:innen

StB. Mag. (FH) Natalie Enzinger

CEO, Tax Advisor

StB. Florian Kiegerl, MA

Tax Advisor

StB. Mag. Sandra Rühmer

Tax Advisor

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Disclaimer: Diese Information gibt bloß einen ersten Überblick und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie kann ein ausführliches und individuelles Beratungsgespräch nicht ersetzen. Enzinger Steuerberatung übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit dieser Information.